Rekisteriseloste

FVWA - Rekisteriseloste

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste FVWAn jäsenrekisterille.

Rekisterinpitäjä

Suomen Volkkariyhdistys ry.
Y-tunnus: 1788926-4
Osoite: PL 30, 33701 TAMPERE
Sähköpostiosoite: info@fvwa.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

FVWA Jäsenrekisteri, jasenet@fvwa.fi

Rekisterin nimi

FVWA jäsenrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Kerättäviä henkilötietoja käytetään FVWAn jäsenen jäsenyyden ylläpitoon ja hoitoon, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen. Jos jäsenen ja yhdistyksen välillä on laskutussuhde, asiakastietoja käytetään myös tähän tarkoitukseen. FVWA ja/tai sen yhteistyökumppanit voivat myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle. Jäsen voi kieltäytyä näistä tiedotteista FVWA jäsensivuilla omien asetustensa alta tai ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen jasenet@fvwa.fi

Kaikki FVWAn henkilö- ja perhejäsenet liittyvät yksilöinä yhdistykseen. Jokainen jäsen vastaa itse jäsentiedoistaan ja niiden ylläpidosta. FVWA käsittelee jäsenen tietoja toisen henkilön pyynnöstä vain kirjallisen valtakirjan perusteella. Tämä pätee myös silloin, kun henkilöjäsen pyytää samaan perheeseen kuuluvan perhejäsenen (aikuisen tai alaikäisen) tietojen käsittelyä.

FVWA käsittelee alaikäisten (alle 18v) henkilötietoja aina lain sallimassa laajuudessa silloin kun se on kyseisessä tilanteessa asianmukaista. FVWA pyrkii kohtuullisin toimenpitein varmistamaan ja todentamaan sen, että alaikäisen huoltaja on suostunut henkilötietojen käsittelyyn ottaen huomioon käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan ensisijaisesti seuraavat tiedot: jäsentyyppi, yritys, etunimi, sukunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, matkapuhelinnumero, muu puhelinnumero, sähköpostiosoite, salasana, huoltajan nimi, huoltajan 1 sähköpostiosoite, huoltajan 2 sähköpostiosoite, jaos, tiedotteiden ja jäsenlaskun toimitustapa, jäsenlehden toimitus, jäsenmaksun tila, jäsenkortin tila, sekä mahdolliset lisätiedot. Toissijaisesti jäsenyyden tila, mihin jäsenryhmään jäsen kuuluu, sekä jäsentietojen muokkaushistoria sisältäen maksutiedot ja tiedotteiden lähetystiedot. Myös tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, sekä viimeisin sisäänkirjautuminen jäsensivuille tallennetaan.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen jäsenyyteen määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Tietojen suojaus

Huolehdimme henkilökuntamme, tietojen, tietojärjestelmien kuin myös toimistojemme ja turvallisuudesta. Erityistä huomiota kiinnitämme tietojen kuten henkilötietojesi turvaamiseen.

Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

Tietoturva ja asiakastietojen turvaaminen on meille erittäin tärkeää. Pyrimme toteuttamaan asiallisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten pääsyn henkilötietoihin.

Rekisteriä käyttävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja tietokantapalvelin, sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallenneta palvelimelle selkokielisenä, vaan ne säilytetään suojattuina kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa. Sinun on pidettävä oma käyttäjätunnuksesi ja salasanasi salassa kolmansilta osapuolilta.

Tietojen luovutus

Voimme luovuttaa henkilötietojasi:

FVWAn puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpitoon, laskutukseen, kirjanpitoon tai markkinointiin liittyen antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon mukaisesti ja näiden alihankkijoiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

Voimme luovuttaa tietojasi myös:

Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Voimme myös luovuttaa tietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, esimerkiksi poliisille tai hätäkeskusviranomaiselle, lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa etukäteen määritellyn menettelytavan mukaisesti.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. FVWAn käyttämien kolmansien osapuolten mahdollisesti ulkomailla sijaitsevat palvelimet (pilvipalvelut) ovat tähän sääntöön poikkeus. Kuitenkin, mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, niin henkilötietoja siirretään Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai Euroopan komission hyväksymiin valtioihin, jotka noudattavat riittävää tietosuojan tasoa.

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Sinulla on oikeus:

  1. Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.
  2. Kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  3. Peruuttaa antamasi suostumus FVWAn palvelujen käytölle. Tässä tapauksessa FVWA:lla on oikeus peruuttaa jäsenyytesi.
  4. Erota yhdistyksestä ja pyytää tietojesi poistamista jäsenrekisteristä.